Простое руководство по делегированию: как, когда и зачем это делать

Почему люди избегают делегирования полномочий? Потому что это требует предварительных усилий. В конце концов, что легче: разработать дизайн-концепт и набросать текст для брошюры с рекламой нового сервиса, который вы же и придумали, или попросить кого-то из коллег это сделать? Вы знаете, о чем нужно рассказать, а сотрудников надо еще ввести в курс дела, поэтому, конечно, вам проще сесть и быстро все написать. Разве что... это повлияет на вашу загруженность?

Зачем делегировать

С первого взгляда кажется, что лучше сделать задачу самостоятельно, чем объяснять предысторию и стратегию продвижения, но есть несколько хороших причин делегировать эту работу кому-то другому.

1. Выполнение этой задачи отнимает у вас время, которое вы могли бы потратить на дальнейшую разработку стратегии или новые идеи продвижения.
2. Вовлекая членов команды в процесс, вы развиваете их навыки и способности. А это означает, что в следующий раз в похожем проекте вы сможете с большей степенью уверенности делегировать подобные задачи.

Делегирование позволяет вам максимально эффективно использовать свое время и навыки, а также помогает членам команды расти, развиваться и раскрывать свой потенциал.

Когда делегировать

Делегирование — беспроигрышный вариант, но это не значит, что вы можете делегировать все, что угодно. Чтобы определить, когда оно уместно, задайте себе шесть вопросов:

1. Есть ли еще кто-то, у кого есть необходимая информация или опыт для выполнения задачи? Кому вы можете предоставить эту информацию?
2. Эту задачу может выполнить кто-то другой или вам важно, чтобы вы сделали ее самостоятельно?
3. Дает ли эта задача возможность кому-то получить новый опыт или развить навыки?
4. Будет ли эта задача повторяться в будущем?
5. Есть ли у вас достаточно времени для эффективного делегирования? Можете ли вы выделить время для обучения, ответов на вопросы или проверки прогресса?
6. Должны ли вы делегировать эту задачу? Некоторые из них (например, найм новых людей в команду) требуют особого внимания и не могут быть выполнены кем-либо еще.

Факторы, способствующие делегированию задачи:

• Сроки проекта: сколько времени у вас заложено на работу, есть ли время переделать, если она не была сделана должным образом с первого раза, каковы последствия ее несвоевременного выполнения.
• Ваши ожидания или цели в отношении проекта или задач, включая: насколько важно, чтобы результаты были максимально качественными, достаточно ли «адекватного» результата, будет ли неудача решающей.

Обратите внимание, что наличие всех условий не гарантирует успешного выполнения делегированной задачи.

Кому делегировать

Вы должны учесть следующие факторы:

1. Опыт, знания и навыки человека применительно к делегированной задаче: Какие навыки и опыт есть у человека? Есть ли у вас время и ресурсы для проведения необходимого обучения?
2. Предпочитаемый индивидуальный стиль работы: Что кандидат хочет получить от своей работы? Каковы его или ее долгосрочные цели и интересы и как они соотносятся с предлагаемой работой?
3. Текущая загруженность: Есть ли у него или нее время для дополнительной работы? Придется ли вам делегировать эту задачу, чтобы перераспределить другие обязанности и рабочие нагрузки?

Когда вы впервые делегируете кому-то задачу или полномочия, вы заметите, что вашему кандидату понадобится больше времени, чем вам, для выполнения задач. Это нормально. Так происходит потому, что вы являетесь экспертом в своей области, а человек, которому вы поручили, все еще учится. Будьте терпеливы: если вы выбрали правильного человека, то вы обнаружите, что он или она достаточно быстро станут компетентными в нужной области.

Как делегировать

1. Четко сформулируйте, какой результат вы ожидаете получить.
2. Обозначьте границы полномочий, ответственности и подотчетности. Должен ли человек ждать, пока ему не скажут, что делать, спрашивать совета и только затем действовать или сначала выполнить работу, а затем сообщить о результатах?
3. Включайте других членов команды в процесс делегирования. Предоставьте им возможность решать, какие задачи им делегировать и когда.
4. Сопоставьте объем ответственности с объемом полномочий. Вы можете снять с себя какую-то часть ответственности, но ни в коем случае ни всю.
5. Делегируйте на самый низкий организационный уровень. Лучше всего подходит для задачи тот, кто непосредственно знаком с рабочими процессами по ней и разбирается в их деталях.
6. Поддерживайте и будьте готовы ответить на вопросы. Обеспечьте успех проекта посредством постоянного общения, мониторинга и предоставления нужных ресурсов.
7. Нацельтесь на результат. Сосредоточьтесь на том, что сделано, а не на подробном описании, как должна выполняться работа: то, как вы делаете задачи, не означает, что это единственно лучший вариант. Позвольте человеку использовать свои собственные методы и процессы.
8. Избегайте делегирования «снизу вверх». Если есть проблема, не позволяйте человеку перекладывать ответственность за задачу обратно на вас.
9. Работайте над мотивацией. Обсудите, как успех повлияет на финансовое вознаграждение, будущие возможности, неформальное признание и другие желаемые последствия.
10. Контролируйте процесс выполнения: Обсудите сроки и дедлайны. Выберите чекпоинты, на которых вы будете отслеживать прогресс проекта. Найдите время, чтобы просмотреть отчеты о выполненной работе.

Что дальше

После выполнения всех вышеописанных шагов приступите к инструктажу члена команды. Объясните, почему вы выбрали для работы именно этого человека, расскажите, чего от него ждете, поделитесь целями, которые ставите перед проектом, и ресурсами, которые готовы предоставить. Составьте график отчетности. Обязательно донесите до человека, что вы всегда готовы поделиться знаниями, советами и обсудить возникшие проблемы.