Рубрики

/ / Как достигать своих целей: 6 советов проджект-менеджера

Как достигать своих целей: 6 советов проджект-менеджера

17 Декабря 2020

Просмотров за сутки 3327
Изображение к посту «Как достигать своих целей: 6 советов проджект-менеджера»

Как мы уже выяснили в прошлый раз, у каждой цели есть ценность. Это может быть «морковка спереди» — блага, ради которых мы стремимся к цели, или «морковка сзади» — нежелательные последствия, которых мы можем избежать, достигнув цели. Именно понимание ценности каждого проекта позволяет правильно расставить приоритеты.

Путь к достижению цели скорее лестница с большим количеством маленьких ступенек, чем ущелье, которое нужно преодолеть одним ловким прыжком. Чтобы по лестнице было легче идти, классно время от времени получать информацию, о том насколько мы приблизились к цели.

Легко пообещать себе уделять час в неделю спорту, но часто мы оказываемся в ловушке текущих потребностей, которые ставят крест на долгосрочных планах. Существует целое направление научных исследований, которые задаются вопросом «почему так происходит?». На тему проблемы прокрастинации и самоконтроля рекомендую почитать Дэна Ариэли «Предсказуемая иррациональность».

Предлагаю сфокусироваться на том, что мы можем предпринять, чтобы наши цели все-таки осуществлялись. Для выполнения следующих техник нам потребуются лист бумаги и стикеры.

Лайфхаки по работе со стикерами

  • Пишите маркером, чтобы можно было легко прочитать издалека.
  • Подготовьте несколько цветов стикеров и/или маркеров: используйте разные цвета для категоризации.
  • Пишите прямо на блоке стикеров, а потом отрывайте готовый листок со стороны, например слева-направо. Так листочки не будут скручиваться, когда вы их наклеите на доску.

Визуализируйте работу

Выгрузите все планы из головы на бумагу. Выгружать планы нужно, чтобы не тратить энергию на их удержание в голове. Бывает так, что весь день напоминаешь себе сделать что-то по пути домой и в самый нужный момент напрочь об этом забываешь. Более подробно почитать о том, как это работает, можно в замечательной книге Дэвида Рока «Мозг. Инструкция по применению».

Обычно хорошо получается планировать в пределах недели, поэтому возьмем неделю за основу. Если для вас это тяжело, возьмите в качестве горизонта планирования пару дней.

1. Запишите шаги по достижению целей, которые вы планировали сделать за ближайшую неделю. Шаги должны быть небольшими, чтобы их можно было и хотелось сделать за один подход. Не планируйте множество шагов по достижению одной цели сразу. Помните, что мы бежим марафон, а не спринт: важно не сбить дыхание в начале дистанции.

2. Запишите все рабочие задачи на неделю. Не забывайте про совещания, звонки и подготовку к ним. Общий список дел позволит лучше распределить усилия по неделе и избежать локальных авралов.

3. Обсудите с домашними их планы на неделю и выпишите список дел по дому. Казалось бы, мелочи, но этот тип дел может стать яблоком раздора с вашими близкими. С точки зрения методологии управления проектами PMI выявление и управление ожиданиями заинтересованных сторон — одна из ключевых обязанностей руководителя проекта.

Распределите работу

Теперь, когда у вас есть полный список дел на неделю, пришло время их распределить. У проджектов есть целая область знаний, которая отвечает за составление расписания и его оптимизации под известные ограничения. Мы возьмем за основу ключевые принципы этой области знаний и адаптируем под свою задачу.

1. Начинайте с дел, которые должны быть выполнены в определенный день и час или к определенному событию. Например, в среду — важное совещание с 12:00 до 14:00, к которому необходимо подготовить отчёт. Для планирования таких дел удобнее всего использовать календарь.

Как достигать своих целей: 6 советов проджект-менеджера

Возьмите список и фиксируйте дела, подходящие под эту категорию, в календаре. Не забудьте запланировать время на обед. Даже если вы предпочитаете не есть в течение рабочего дня, очень важно, чтобы в плотном расписании у вас было окно для восстановления энергии.

Как достигать своих целей: 6 советов проджект-менеджера

Надеюсь, что после выполнения первого шага у вас в календаре остались пустые блоки. Если нет, то это отличный повод пересмотреть список обязательных встреч. Отпуск в этом отлично помогает: вы можете оценить как ваше отсутствие сказывается на работе. Каждый раз после возвращения из отпуска я нахожу события, с которыми либо отлично справляются без меня, либо же периодичность которых можно сократить.

2. На каждый рабочий день зарезервируйте как минимум пару рабочих блоков. Их продолжительность может быть от 15 минут до нескольких часов. В идеале после резервации времени под них у вас должно остаться пару «форточек» в течение дня. Они будут служить нам гарантом, что в случае непредвиденных обстоятельств — затянется встреча или появится важная задача, которую нужно будет безотлагательно решить, — у вас будет шанс с ней справиться, не жертвуя рабочим окном.

Как достигать своих целей: 6 советов проджект-менеджера

3. Разделите список на два и отсортируйте задачи по важности в каждом из них: дела, которые вы можете сделать в рабочие блоки, и дела, которые не можете. В рабочий блок можно заниматься как планированием запуска нового продукта, так и выполнением упражнения по английскому языку. За пределами рабочего блока может оказаться уборка квартиры, поход в магазин и посещение тренажерного зала.

Работайте по плану

Даже самый лучший план останется всего лишь планом, если вы не будете ему следовать. Лучше запланировать меньше и сделать все, чем запланировать покорение мира и не сделать ничего.

1. Начиная день, оцените сколько у вас будет рабочих блоков и определите задачи сможете сделать за это время. Запишите дела на сегодня на стикеры и повесьте их там, где вы точно про них не забудете. Например, все домашние дела я вешаю на холодильник. Так я преследую две цели:

  • не забыть, что нужно сделать;
  • задекларировать эти важные дела своим домашним.

Как минимум заинтересованные стороны будут в курсе моих планов и смогут внести свои предложения по их совершенствованию, а как максимум — помогут в их реализации.

2. Когда выполняете задачу из списка, зафиксируйте это радостное событие. После выполнения задачи переносите стикер в место, где у вас хранятся выполненные дела. Это крайне приятно, когда вы приклеиваете последний стикер и понимаете, что сегодня вы стали еще на шаг ближе к своей цели.

Катерина Ленгольд в книге «Agile life» рекомендует разрывать стикеры на кусочки и класть их в стакан прогресса на столе. Так к концу дня вы будете видеть, сколько дел вы сделали. Это поможет в том числе не обесценивать прогресс.

Каждый раз, когда вы расходуете свой рабочий блок на что-то незапланированное, — записывайте на стикер, что вас заставило отклониться от изначального плана.

3. В конце рабочего дня подведите итог своей работы за день:

  • Оцените, всё ли вы успели сделать, из того, что запланировали.
  • Если сделали всё, подумайте, не могли бы вы в следующий раз планировать больше задач на выполнение.
  • Если что-то не успели, проанализируйте причины: прилетело что-то внезапное или вы просто переоценили свои силы.
  • Если у вас много внезапных задач, подумайте, есть ли что-то из этого, что можно было бы запланировать и избежать завала в следующий раз. Добавьте такие задачи в свой список.

Такая саморефлексия поможет вам со временем определить свой темп и двигаться к цели так же, как бежит к финишу опытный марафонец.

Этот год очень красочно продемонстрировал нам, что даже самый продуманный план может не пройти проверку на прочность реальностью. В управлении проектами по этому поводу даже отдельную область знаний создали — управление рисками. Но об этом в следующий раз.

Сергей Дерцап, Алексей Минкевич

Проджект-менеджмент

«Как быть профессионалом»

У авторов книги на двоих — более 20 лет практики управления проектами. Этим опытом они делятся, вплетая его в теоретическую базу и терминологию. Знакомая тема, пожалуй, впервые обрела формат, сочетающий в себе методичку с универсальным набором практических инструментов и искренний рассказ о карьере и путях развития руководителей проектов, их обучении, поражениях и, конечно, победах.

Часть первая:

Как управлять проектами в личной жизни: 3 совета проджект-менеджера

Хорошие новости — при должном планировании и дисциплине можно минимизировать уровень стресса и успевать больше за меньшее время. Плохие — само собой все не разрулится, придется выделить время как минимум на планирование.

Читать дальше → 

Читайте также

Получать самые интересные статьи

Подпишитесь на рассылку «Альпина.Медиа»

Книги на эту тему

Комментарии для сайта Cackle
 

Войти на сайт

или


Ваша корзина пуста
Нажмите здесь, чтобы продолжить покупки
Корзина