Как поддерживать командный дух на удалёнке: 7 советов

WHY_EFFECT — коммуникационное агентство, esprezo — образовательная компания. У нас единая команда: делаем презентации, сайты, видеоролики и проводим тренинги по презентациям, выступлениям, сторителлингу и эмоциональному интеллекту.

Наш офис в Москве, но часть команды постоянно работает на удалёнке: из Краснодарского края, Самарской, Челябинской и Оренбургской областей, а ещё Индии, США и Приднестровья. Так что мы привыкли подключать ребят на встречи, совместное обучение и даже дни рождения и корпоративы.

Созваниваемся утром и вечером

С первого дня удалёнки мы созваниваемся каждый день. В 9.30, чтобы помедитировать, настроиться на день или вместе позавтракать. Кто-то в это время только проснулся, а кто-то стартовал в 6.00 и уже переделал большую часть задач, потому что жаворонок или живёт в Челябинске. В 19.00 собираемся в Zoom, чтобы поделиться итогами дня, новостями или просто поболтать. Это необязательные мероприятия: подключается тот, кто может и хочет.

Вместе с вынужденной удалёнкой появилась и новая привычка: все вопросы решать на созвонах. Это помогает двигаться быстрее, держать руку на пульсе и не чувствовать себя в полной изоляции. Например, стало больше созвонов внутри команд: обмениваемся результатами, обсуждаем проблемы и успехи, контролируем все процессы.

У нас есть несколько техник, которые мы использовали на внутренних встречах, а сейчас перенесли в онлайн. Во время созвонов всегда включаем камеры, чтобы видеть друг друга. В начале — чекин: быстро рассказываем, как дела, что на душе и в мыслях, чтобы настроиться на дела. В конце — чекаут: так же быстро обмениваемся мыслями, насколько продуктивно прошёл созвон и что мы из него вынесли.

Пишем фокусы

Вместо утренних планёрок, фиксируем приоритетные задачи на день. Список фокусов публикуем в отдельном треде внутри командного чата. В конец дня ставим галочки на сделанные дела. Каждый видит, на чём сосредоточена команда, а тимлид — общую картину.

Кроме ежедневных, есть ещё фокусы на неделю — по сути, то же самое, только более глобально. По итогам каждой недели рефлексируем над результатами: что получилось, что можно улучшить, что беспокоит, а что удаётся легко.

Эта техника не только избавляет от прокрастинации, позволяет держать в фокусе всё самое важное и вовремя заканчивать рабочий день с чувством удовлетворения, но и поддерживает рабочие процессы на том же уровне, как если бы мы были в офисе.

Практикуем совместные активности

Разговоры у кулера, совместные походы в курилку, на обед и йогу по вечерам никто не отменял. Пока кажется, что мир вокруг рушится, важно сохранять привычные вещи. Мы стараемся завтракать или обедать вместе. Еженедельную йогу перенесли в Zoom. В планах марафон по стресс-менеджменту и виртуальная курилка: постоянно действующая ссылка, к которой может присоединиться любой член команды, чтобы сделать перерыв.

Раньше пятничный вечер мы проводили в офисе: заказывали пиццу, пили вино, играли в настолки, разговаривали и танцевали. Неизвестно, сколько продлится изоляция, так что мы решили не изменять традициям и устраивать каждый раз что-то новое. В следующую пятницу — онлайн-караоке.

Благодарим друг друга

В обычной жизни без корон и вирусов каждому члену команды важно чувствовать себя важным и нужным — получать признание коллег и руководства. А когда между нами обстоятельства и расстояние — это особенно важно. Мы решили запустить марафон благодарности.

Суть в том, что каждый день в общем чате появляется сообщение с благодарностью одному из членов команды. Это непросто «спасибо», а небольшая история о том, что хорошего сделал тот, кому посвящён пост. На следующий день этот человек подхватывает и благодарит кого-то нового. Важно, что люди не повторяются. И через полтора месяца каждый получит своё персональное «спасибо».

Создали нерабочее пространство

В офисе даже при большой загрузке всегда находится немного времени, чтобы поболтать с коллегами: обсудить последние новости, обменяться свежими мемасами или просто обняться. Удалёнка — не повод от этого отказываться.

Для рабочих вопросов мы пользуемся Slack, а для всего остального есть чат в Telegram. Там мы делимся новостями, скидываем фотки с котиками и вот это вот всё. А ещё создали отдельную ветку в Slack — тред радостных новостей. Здесь каждый может поделиться, что хорошего у него произошло за последнюю неделю. Команда ставит эмоджи на понравившуюся новость — так подсчитываем голоса и определяем самое радостное событие недели. Автор получает подарок от СЕО.

Регулярно синхронизируемся

Нам важно, чтобы вся команда была в курсе внутренних новостей и чувствовала причастность к общему делу. На прошлой неделе мы перезапустили внутреннюю рассылку для команды. Раньше это было письмо со смешными гифками, теперь — структурированный гугл-док, так что можно читать только то, что интересно.

В рассылке рассказываем:

• какие клиентские проекты закрыли, показываем результаты и благодарим команду,
• какие проекты сделали для себя любимых,
• внутренние новости: кто присоединился к команде, какие курсы посмотрели, на какие мероприятия сходили (= подключились).

Для того чтобы сообщить команде про новые проекты, у нас есть отдельный чат. Загрузку команды тимлиды контролируют через систему управления проектов ActiveCollab. Так мы можем быть уверены, что никто не горит.

Расчехлили тудулисты

Нет, речь не о том, что мы бросились изучать испанский, танцевать сальсу и готовить буррито (хотя и это, конечно, тоже). Вынужденный карантин — повод вспомнить, с кем из коллег давно хотел что-то обсудить.

Например, кто-то в команде абсолютный гуру гугл-доков, Тильды или Трелло, а кто-то — учился в Школе редакторов Ильяхова. Сейчас самое время их расспросить: это повод прокачаться в том, на что обычно не хватает времени, и неформально поболтать с коллегой. Или просто обсудить недавно прочитанную книгу, спеть вместе Меладзе, когда просит душа, или прогуляться по балкону в хорошей компании.

Мы пошли дальше и решили развить эту тему — в планах образовательные онлайн-мероприятия внутри команд: отдельно для дизайнеров, сценаристов, менеджеров по развитию, операционных менеджеров, маркетинга и тренеров.

Чек-лист: как поддержать команду на удалёнке

• Созванивайтесь больше: по работе и просто так.
• Выделяйте фокусные задачи на день и на неделю.
• Проводите совместные активности — как развлекательные, так и образовательные.
• Благодарите друг друга за работу и поддержку.
• Организуйте пространство для разговоров не о работе.
• Создайте единое информационное поле — регулярно делитесь новостями с командой.
• Используйте удалёнку как повод прокачать новые навыки и пообщаться.