Рубрики

/ / Коллеги, всё горит: когда лучше не писать письма

Коллеги, всё горит: когда лучше не писать письма

25 Октября 2019

Просмотров за сутки 804
Изображение к посту «Коллеги, всё горит: когда лучше не писать письма»

Можно избежать некоторых проблем, если знать, когда лучше не писать. Решать вопросы в письменной форме удобно, но не всегда уместно. О том, когда не надо тратить время на письма, рассказывают Максим Ильяхов и Людмила Сарычева в книге «Новые правила деловой переписки».

Не пишите на эмоциях

Когда несправедливость и ярость наступают со всех сторон, но кричать на работе неэтично и стыдно, ваш первый порыв — это написать письмо. Вы думаете, что сразу поставите виновных на место, за что удостоитесь похвалы директора, а коллеги проникнутся к вам уважением. По факту всё происходит иначе. Когда вы пишете на эмоциях, эти эмоции невозможно скрыть. Как бы тщательно вы ни подбирали слова, ваш гнев или претензии будут заметны в тексте.

Коллеги, всё горит: когда лучше не писать письма
Иллюстрация из книги «Новые правила деловой переписки»

Когда вы находитесь под влиянием эмоций, то не замечаете, насколько это очевидно для окружающих. Особенно, если всплеск вызван серьёзным конфликтом и застарелыми обидами: эти причины проявятся в письме, даже если вы их тщательно замаскируете. Поэтому лучше предложите обидчику переговорить с глазу на глаз или дождитесь, пока эмоции схлынут и вы сможете написать письмо без эмоциональной окраски.


«Правила, которые помогут поймать себя на эмоциях:

Если вам очень хочется написать это письмо — это эмоции.
Если вы прочитали письмо и вам не терпится на него ответить — это эмоции.
Если, отвечая на письмо, вы пишете и стираете текст, подбираете слова и пытаетесь выглядеть спокойным и объективным — вами движут эмоции.
Нужно сначала успокоиться, а потом... ПОЗВОНИТЬ!»

Цитата из книги «Новые правила деловой переписки»


Не пишите вместо планёрки

Когда в компании возникает вопрос, касающийся каждого сотрудника, самый неудачный способ его обсудить — создание коллективной переписки. Планёрки —  удобный способ взаимодействия и решения проблем. Руководитель ведёт планёрку и вовремя пресекает тех, кто отклоняется от тем обсуждения. В почтовой планёрке царит хаос: все пишут невпопад, иногда не нажимают «Ответить всем», и в результате главная мысль теряется.

Коллеги, всё горит: когда лучше не писать письма
Иллюстрация из книги «Новые правила деловой переписки»

Не пишите в случае «пожара»

Если у вас срочный вопрос, который требует незамедлительного решения, звоните или договаривайтесь о личной встрече. Так вы не будете нервничать в ожидании ответа и ежеминутно проверять почту в ожидании обратной связи.

Все отвечают на электронные письма по-разному: кто-то проверяет почту несколько раз в день, кто-то открывает ящик в конце недели, а кто-то получает уведомления о всех входящих письмах и сразу на них реагирует. Не возлагайте на письма больших надежд, помните: срочные вопросы решаются в личном разговоре.


«Не пишите письма, когда что-то "горит": то есть случилось что-то из ряда вон выходящее, нужна мгновенная реакция адресата или вся работа встала без ответа этого человека. Всё, что в почте, по умолчанию не "горит"»

Цитата из книги «Новые правила деловой переписки»


Не пишите в сложных ситуациях

Опасно надеяться на письма, когда на кону обсуждение непростого вопроса или запуска нового проекта, где важны даже детали. Читатель может не уделить письму должного внимания, просмотреть по диагонали и в итоге не вникнуть. В результате вы получите быстрый ответ и будете недоумевать, почему нет дополнительных вопросов или уточнений.

Коллеги, всё горит: когда лучше не писать письма
Иллюстрация из книги «Новые правила деловой переписки»

Если вопрос срочный, а личное обсуждение невозможно, позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо и прилагаемые к нему документы были понятны:

1. Предупредите читателя об объёме письма и его важности.

2. Вставьте в письмо текст всего документа или его часть, если письмо от этого не «разорвёт».

3. Разбейте письмо на разделы с подзаголовками.

4. Задайте в письме вопросы или поделитесь сомнениями. Если читатель их проигнорирует, вы поймёте, что он читал письмо невнимательно.


«Сложные концепции лучше представлять лично: следя за реакцией, рисуя схемы и сразу отвечая на вопросы. Людям трудно вникать в запутанную мысль, когда она описана в письме, и чаще всего они пробегутся по диагонали и поймут всё неправильно. А то и вовсе не вникнут и просто со всем согласятся»

Цитата из книги «Новые правила деловой переписки»


Ещё раз коротко:
— Не пишите на эмоциях
— Не пишите вместо планёрки
— Не пишите, когда всё горит
— Не пишите в сложных ситуациях

Максим Ильяхов, Людмила Сарычева

Новые правила деловой переписки

Понятные и хорошо изложенные принципы написания деловых писем. С этой книгой ваши переписки в рабочей почте будут ставиться в пример всей компании.


Читайте также:

Получать самые интересные статьи

Подпишитесь на рассылку «Альпина.Медиа»

Книги на эту тему

Комментарии для сайта Cackle
 

Войти на сайт

или


Ваша корзина пуста
Нажмите здесь, чтобы продолжить покупки
Корзина