Письмо, чат или созвон: как выбрать канал общения и быстро решить вопрос
Вы наверняка бывали на часовых совещаниях и думали про себя, что все это можно было заменить коротким письмом. Или наоборот — вели переписки по несколько дней, вместо того чтобы созвониться на полчаса. Максим Ильяхов дает советы, как избежать таких ситуаций и быстро выбрать подходящий канал общения. Публикуем отрывок из новой книги «Текст по полочкам».
Иногда эффективность делового общения можно кратно повысить, если выбрать адекватный правильный канал общения. Для этого задайте себе три вопроса:
- Ваше общение эмоционально нейтрально? Если испытываете обиду, страх или гнев, лучше решить вопрос лично или по телефону. Предварительно подышите, успокойтесь и восстановите хорошее отношение к себе.
- Нам нужно пообщаться с кем-то одним или с несколькими людьми? Если это один человек — пишем письмо, в крайнем случае — звоним (в случае пожара).
- Если пообщаться нужно с несколькими коллегами, то что это за общение? Если вы хотите до них что-то донести, подойдет рассылка. Если нужно обменяться мнениями, собирайте видеоконференцию или планерку. Если нужно, чтобы все прислали свои данные, можно организовать тематический чат.
Техника безопасности
- Кто собирает планерку, тот пишет резюме. Провели встречу, собрание, планерку или созвон — напишите по пунктам, о чем договорились. Если договоренности не зафиксированы, их
нет. Через неделю все участники созвона будут вспоминать его по-своему.
- Не храните данные и договоренности в чате. Все данные — либо в документах, либо в почте. Если собирали данные в чате, после сбора напишите письмо-резюме.
- Не проводите планерки в почте. Планерка — это обмен мнениями и раздача поручений нескольким людям. Планерки — только при встрече или по видеосвязи. После встречи можно написать резюме.
- Если созвон невозможен — пишите индивидуальные письма, не ставя в копию коллег.
- Личный звонок без предупреждения — только если где-то пожар. В остальных случаях спросите разрешения на звонок.
А можно голосовым?
Голосовые сообщения — с разрешения и с комментариями. Иногда бывает, что вам необходимо передать человеку много соображений за короткое время — например, дать замечания к макету или объяснить ситуацию, которая сложилась с клиентом.
Если вы начнете это описывать текстом, не сможете всё изложить в отведенное время. Тогда лучше записать голосовое сообщение, чем не записать ничего.
Как сделать голосовое сообщение удобным для получателя:
- Заранее спросите разрешения. «Можно голосовым?» Если время ограничено: «Прости, что голосовым». Вы признаете, что это не так удобно, как обычный текст.
- Делите рассказ на смысловые блоки максимум по минуте. Например, если вы описываете ситуацию с клиентом, сначала запишите блок про ситуацию, потом про возможные решения. Так собеседнику будет проще слушать и пересылать ваши сообщения.
- До или после голосового сообщения можно описать его смысл в двух словах текстом. «Ситуация: клиент отказывается от работы из-за срыва сроков». Так собеседнику будет проще найти.
- Ключевую фактическую информацию — только текстом!
Иллюстрация на обложке: Clemence Thune on Behance