7 приемов тайм-менеджмента, которыми пользуются гендиректора и основатели стартапов

Используйте рутину (и скорость), чтобы снизить когнитивную нагрузку

1. Ужесточение распорядка дня. Например, мой день расписан заранее с шагом в 15 минут. Президент США Буш обычно планировал свой рабочий день с шагом в 10 минут, также и рабочий день президента Обамы включал минимум незапланированного времени.
2. Создание рутины для уменьшения лишней когнитивной нагрузки. Марк Цукерберг, как известно, носит одинаковые серые футболки каждый день, «чтобы принимать как можно меньше решений о чем-либо постороннем», кроме управления своей компанией. Впрочем, не стоит впадать в крайности — я думаю, нужно иметь некоторую гибкость и привносить в свой день долю спонтанности, это стимулирует творческий образ мысли.
3. Если это можно сделать быстро, сделайте это сейчас. Помните, что если что-то можно сделать быстро, это следует сделать прямо сейчас. В соответствии со знаменитой концепцией Дэвида Аллена из книги «Как привести дела в порядок» — никогда не надо откладывать то, что займет пару минут или меньше, например, быстрого ответа по электронной почте. Так вы снижает ежедневную когнитивную нагрузку и формируете привычку к быстрому выполнению дел.

«Как менеджер, вы должны быть уверены, что ваша команда умеет как запускать проекты, так и завершать их. Если кто-то отлично справляется с работой, но ему трудно выполнить последние 10%, объедините их с кем-то, кто это сможет. Или наоборот. Также полезно задавать вопросы: "как мы можем ускорить этот процесс?" или "как мы можем выполнить это раньше запланированного срока?"»

Мишель Затлин, соучредитель и главный операционный директор Cloudflare

Книги, которые помогут развить рутину:

Подробнее

Подробнее

Подробнее

Проводите высокоэффективные встречи

1. Делайте встречи короткими. Регулярно проводите переоценку своих повторяющихся встреч и спрашивайте себя — какие из них можно отменить или сократить по времени? Безусловно важно видеться с теми, кто перед вами отчитывается, но следует делать встречи короткими и позволять людям отказаться от них. Всегда интересуйтесь, что можно сделать по электронной почте или способом.
2. Организуйте деловые встречи по правилам. Дайте понять, что каждая встреча должна иметь ясную повестку, ясную цель, ясного организатора и ясные последующие действия — особенно для любого собрания продолжительностью более 15 минут.

«Ключ к производительности для меня — ограничить встречи. Командам очень легко впасть в культуру бесконечных совещаний. В Product Hunt мы сотрудничаем асинхронно большую часть времени, используя Slack, Loom, Trello и другие инструменты. Мы ограничиваем встречи до личных, еженедельных проверок проектов и случайных мозговых штурмов. Такая культура работы особенно важна для распределенных команд, которые работают в разных часовых поясах».

Райан Гувер, основатель Product Hunt

Делегируйте и говорите «нет»

1. Делегируйте по мере масштабирования. Единственный способ предотвратить перегруженность вашего календаря по мере роста компании — это высвободить время, делегируя задачи с четко расписанными инструкциями и обязанностями. Спросите себя, подходите ли вы лучше всех для принятия решения или для конкретной встречи. Если нет — делегируйте.
2. Говорите «нет». Всегда говорить «да» — это не про сосредоточенность. Будьте дисциплинированы и научитесь отказываться от встреч и мероприятий, которые вряд ли будут вам полезны. Не поддавайтесь синдрому упущенной выгоды и не соглашайтесь с каждым поступающим предложением.

«Чем больше вещей вам нужно "одобрить" или принять в них участие, тем меньше времени у вас будет на то, что по-настоящему важно. Также вам следует нанять более компетентных людей на ранних этапах работы в компании — даже если это будет стоить вам значительного (на уровне соучредителя) капитала. Отличные кадры всегда того стоят, а плохие в любом случае можно уволить».

Гаган Бияни, соучредитель Udemy и Sprig

Постоянно калибруйте фокус

1. Регулярно проводите ревизию своего времени. Взгляните на свой календарь и подумайте, действительно ли вы тратите свое время именно так, как хотели бы. Еженедельно или ежемесячно сверяйте список дел со своими внутренними ощущениями и вносите коррективы. В долгосрочной перспективе такая практика обязательно окупит себя. Я привык менять свой собственный график управления каждые 12-24 месяца по мере развития бизнеса.
2. Определите цель своего времени. Вот что поможет усвоить этот принцип: начиная что-либо, думайте о цели вашего времени: «этот день/встреча/период времени будет успешным, если произойдет X». Скорее всего, эта цель будет меняться с ростом вашей компании, от разработки продукта в начале — к коммуникациям и кадровому вопросу на более поздних этапах.
3. Важно, но не срочно. Научитесь различать важное и срочное, и сосредоточьтесь на первом.
4. Дайте себе пространство, чтобы сосредоточиться. Я также не очень верю в многозадачность. Когда я делаю что-то действительно важное, мне нравится отключить все свои уведомления и скрыться от всего в укромном уединенном пространстве.

«После почти 20 лет (!) в качестве предпринимателя и основателя, я думаю, реальность такова, что ежегодно оглядываясь назад, я вижу всего 2-3 приема на работу, 2-3 решения и, может быть, пару других вещей, вроде сбора средств или ключевого клиента, которые обеспечили 95% доходов и влияния для компании в том году и в последующий период. Поэтому чрезвычайно важно определять эти ключевые факторы еженедельно, ежемесячно и ежеквартально, и тратить по крайней мере 30 минут каждую неделю, чтобы выделить время на выполнение этих немногих вещей, а почти всему остальному ответить "нет"».

Сами Инкинен, соучредитель Trulia, основатель и генеральный директор Virta Health

Книги, которые научат выделять главное:

Подробнее

Подробнее

Подробнее

Корректируйте методы управления временем по мере масштабирования

1. управление временем сводится к определению приоритетов. Это постоянный поиск наиболее эффективных способов использования своего времени и внесение поправок по мере роста компании.
2. Со временем фокус будет смещаться в сторону HR и коммуникаций. Не всем основателям по душе такие изменения, и некоторые противятся им, продолжая нерационально тратить большую часть времени на продукт. Потребуются усилия и дисциплина, чтобы привести свой календарь в соответствие с новыми потребностями бизнеса.

«Одна из лучших стратегий тайм-менеджмента, что я нашла, — тщательное определение приоритетов. У меня СДВГ, как и у многих предпринимателей. Это состояние может быть сильной стороной, однако тоже нуждается в управлении. Я составляю короткий список приоритетов накануне вечером и ранжирую их. Иногда я заранее устанавливаю лимит времени для каждой задачи и ставлю таймер. Я думаю, чрезвычайно важно оставаться в моменте, здесь и сейчас. Планируя разные задачи в наиболее подходящее для них время, можно добиться ощущения потока».

Джессика Скорпио, основатель Getaround

Уделите внимание здоровью и обучению

1. Отдайте приоритет своему здоровью. Сон, физические упражнения и питание необходимы для здорового мышления. Каждый час, который вы берете в кредит у своего здоровья, будет оплачен снижением энергии и когнитивных функций по всем направлениям.
2. Учитесь у других. Чем больше советов по управлению своим временем вы получите, тем лучше. Регулярно получайте обратную связь от коуча, наставника или коллег, чтобы совершенствовать свои навыки тайм-менеджмента, и ваша организация также могла процветать.

«Здоровый образ жизни — физические упражнения, медитация, сон и здоровое питание — помогает мне быть более эффективным. Наличие установленного расписания для этих вещей облегчает поддержание ежедневного распорядка. Это может показаться скучным, но это действительно работает. Успешно управляя собой, я также становлюсь лучше как лидер. Больше делегируя своим подчиненным, у вас остается больше времени на самое главное. Осознанный подход к своему времени и минимизация раздражителей, вот в чем суть. Например, установив временные рамки на ответы по электронной почте и разобравшись, какие события или действия по-настоящему ценны, вы увеличиваете свой запас времени».

Джессика Скорпио, основатель Getaround

Коммуникационные привычки — ключ к успеху

1. Коммуникация — ключ к максимальному использованию вашего времени. Коммуникация — четкое повторение того, что должно быть сделано. Я стараюсь заканчивать каждый день без неотвеченных писем, потому что если я позволяю сообщениям накапливаться, это может иметь эффект снежного кома. Так что я отвечаю на каждое письмо в течение суток.
2. Коммуникация заключается в том, чтобы между людьми в команде, ранее не взаимодействующими друг с другом, возникало общение, и параллельно с этим шло формирование правильной культуры, время вкладывалось в рекрутинг необходимых проекту талантов.

Выстраивая правильные коммуникативные привычки, вы облегчаете фокусирование своего времени и делегирование, даже в непростое время роста вашей компании.

Книги, которые помогут развить коммуникацию:

Подробнее

Подробнее

Подробнее

Читайте также:

• Как строить планы, не составляя бесконечных списков задач
• 13 ежедневников на год вперёд, которые можно купить уже сейчас
• Как управлять проектами в личной жизни: 3 совета проджект-менеджера