Как перестать следить за дедлайнами и начать все успевать

Тайм-менеджмент не работает. Система, призванная помочь быстрее выполнять рутинные задачи, чтобы оставить время на интересные и важные дела, на деле лишь повышает чувство вины за то, что мы делаем слишком мало и слишком медленно. В результате мы относимся к жизни как к конвейеру: нагружаем и нагружаем его, чтобы любоваться своей производительностью, пока однажды конвейер не ломается.

Как пишет Оливер Беркман в книге, посвященной тайм-менеджменту, у человека есть примерно 4000 недель жизни (при условии, что он доживет до 80 лет) и бесконечное число планов, которые невозможно реализовать за этот срок. В своем исследовании британский журналист и писатель опровергает популярные правила продуктивности и ищет способы организовать время так, чтобы его хватило на все: любовь, творчество, обучение и, конечно, работу.

10 мифов о тайм-менеджменте

Человек смертен. И наше время сильно ограничено этим фактом. Но главная проблема не в том, что времени катастрофически мало, а в том, что мы неверно используем даже те дни и годы, что нам отведены. Беркман собрал самые популярные принципы тайм-менеджмента и объяснил, почему они заведомо обречены на провал.

Миф № 1: Время бесконечно

Нам кажется, что времени хватит на все, поэтому мы не всегда спрашиваем себя, чего хотим на самом деле. В итоге часто посвящаем жизнь чужим мечтам, так и не найдя минуты на свои.

Миф № 2: Эффективность можно повысить

Чувство, что мы можем и должны делать много, эксплуатируется коучами, работодателями и нашим внутренним отличником. На самом деле это ловушка: сколько не укрощай время, ощущения, что его «достаточно» все равно не возникнет, потому что на место решенных задач придут новые. Список их неисчерпаем, чего не скажешь про человеческие ресурсы. Мы обязательно сделаем все, что в наших силах, и не сможем того, что за пределами наших возможностей. Так зачем себя подгонять?

Миф № 3: Действительно важные дела требуют полной сосредоточенности

Иногда мы работаем на нелюбимой работе, чтобы заработать денег и иметь возможность сконцентрироваться на важном. К сожалению, это иллюзия. Не будет идеального момента, чтобы завести семью, сменить работу, заняться здоровьем. Высвобожденное время тут же заполнится другими «неотложными» делами, если мы сами не установим флажок приоритета напротив действительно важной задачи.

Миф № 4: Прокрастинация мешает работе

Прокрастинация неизбежна: чтобы сделать один проект, мы откладываем другой. При сознательной прокрастинации можем выбирать, чему посвятить время сейчас, а что отложить.

Также желание перенести дела «на потом» вызвано тревогой, что нам не хватит способностей качественно сделать работу. Справиться с прокрастинацией поможет простой способ: осознать, что любая идея идеальна лишь в голове и реальность никогда не сравнится с мечтой. Если мы точно не достигнем совершенства, зачем об этом переживать.

Миф № 5. Достаточно отгородиться от внешнего влияния, чтобы все успеть

Приложения-блокировщики, наушники с шумоподавлением, цифровой детокс — методы, которые помогут решить проблему с концентрацией раз и навсегда. На деле эти методы работают не всегда и недолго, потому что подразумевают, что мы сами ставим рамки. Но внешние ограничения не влияют на внутренние потребности. Можно легко выбросить телефон и уехать на остров, но даже там найдется повод отвлечься, если внутренний запрос звучит как «ни в коем случае не концентрироваться на деле».

Миф № 6: Выделять в два раза больше времени, чем занимает задача — чтобы точно успеть

На любую задачу всегда уходит больше времени, чем запланировано. Даже если оставлять «запас» на случай форс-мажора, он будет использован. К тому же, больше времени — больше тревоги: точно ли хватит времени? Будущее же не дает никаких гарантий. Можно выехать в аэропорт за шесть часов и все равно опоздать.

Миф № 7: Чем больше времени — тем лучше

Нам кажется, что если научиться быстро закрывать рабочие вопросы, сократить рабочую неделю и выстроить гибкий график, начнется та самая — идеальная — жизнь.

Но ценность времени на деле сильно зависит от окружающих людей. Не важно, имеем ли мы телефон, если некому позвонить. Точно также не важно, сколько свободных выходных у нас есть, если их не с кем разделить и некуда пойти.

Миф № 8: Время = деньги

Если относиться ко времени как к товару, сложно почувствовать себя счастливым. Каждый раз, когда минуты заняты бездельем, мы будем подсчитывать, сколько могли бы заработать.

Миф № 9: Жизнь коротка и нужно успеть сделать что-нибудь значимое

Мы воспринимаем время как орудие, средство для достижения цели. Считаем, что истинная ценность того, как мы проводим свое время, определяется результатом. Но Беркман полагает, что человек с таким мышлением никогда не сможет почувствовать себя счастливым и удовлетворенным, ведь он будет вечно пытаться добиться еще большего и значительного.

Миф № 10: У нас есть целых 4000 недель

Никто из нас на самом деле не получает четырех тысяч недель. Не только потому, что не каждый способен дожить до 80 лет. Но и потому что нет гарантий, что следующая неделя не будет последней. Или уверенности, что мы сможем распорядиться ей именно так, как хотим.

Правила тайм-менеджмента для смертных

Если средняя продолжительность жизни мала, стоит ли так отчаянно бороться за свое время? Беркман предлагает успокоиться, перестать гнаться за невозможным и перезапустить свою производительность с помощью нескольких простых идей.

Сначала заплатить себе. Если мы хотим провести часть отведенного времени за любимой работой, стоит начинать день с дел, которые нравятся и полезны для мечты. И уже после вписывать в график все остальное.

Ограничить объем и часы работы. Раз нельзя успеть все, сосредоточимся на главном. Для этого нужны два списка дел: «открытый» и «закрытый». В первый выносятся абсолютно все дела, которые хотелось бы успеть, а во второй — три, пять или десять приоритетных пунктов. Добавлять дела в закрытый список можно только после выполнения одного из предыдущих. Также будет полезно определить временные границы рабочего дня, и только потом вписывать в них задачи. А не наоборот, как мы привыкли.

Только одно дело, но до конца. Велик соблазн сделать все запланированные дела параллельно, по чуть-чуть, чтобы не чувствовать угрызений совести. Беркман уверен: нужно сосредоточить все внимание на одном большом проекте и довести его до конца, прежде чем переходить к следующему. В это время неизбежно будет терзать чувство беспокойства за все остальные дела, но фишка приема в том, чтобы научиться терпеть это состояние. Со временем удовлетворение от завершения важных проектов начнет побеждать беспокойство и оно сойдет на нет.

Набраться смелости отказаться от достаточно хорошего. Нам проще отказаться от действительно плохих вещей: неблагодарной работы, нелюбимого партнера, чем от достаточно хорошего человека и удовлетворительно оплачиваемой работы. Но, из-за «средних камней», в нашей банке может не остаться места для больших.

Практиковаться в ничегонеделании. Необходимо научиться выносить дискомфорт бездействия, чтобы начать видеть вещи такими, какие они есть на самом деле. Отдыхать — значит лениться и проводить время за занятиями, в которых нет пользы, и которые созданы лишь для того, чтобы приносить радость.

Ослабить контроль. Вместо идеального распорядка можно двигаться в ритме жизни: когда семейные события, друзья или рабочие моменты вклиниваются в планы и меняют их. Ведь владеть своим временем не значит хранить его исключительно для себя. Иначе оно может оказаться бесполезным сокровищем.

Заранее решить, в чем потерпеть фиаско. Примем как данность: все сделать идеально не выйдет. Но если выбрать область, где неидеальность — цель, потерпеть ожидаемое фиаско будет не так унизительно. Например, на этой неделе можно уделить меньше времени чистоте кухни, сосредоточившись на себе или работе. Но фокусироваться на бытовых делах в последующие дни.

Выбирать скучные технологии. Пусть экран смартфона будет черно-белым, а иконок приложений на нем как можно меньше. Это избавит от повода бездумно пользоваться соцсетями и скролить ленту с людьми, которых мы никогда раньше не видели.

Сосредоточиться на сделанном. Как мы уже поняли: все дела никогда не будут сделаны, потому что их список бесконечен, а человеческое время конечно. Поэтому вместо планов на будущее, эффективнее для настроения вести «список завершенных дел», и записывать туда все, что было сделано в течение дня.

Оставаться любопытными. Когда становится трудно, можно занять позицию наблюдателя. Его задача: просто смотреть вокруг и фиксировать, что происходит. Без эмоций и завышенных ожиданий. Нет требований — нет разочарований. Совет актуален и для личной жизни.

Искать новизну в обыденном. Детство кажется нам бесконечно долгим, потому что состоит из множества впечатлений. Во взрослом возрасте мы решаем однотипные задачи и возможностей наполнить жизнь яркими впечатлениями все меньше. Но для мозга не так важно, посетили мы новую страну или поехали на работу другим маршрутом. Поэтому важно научиться получать впечатления от привычных вещей. И относиться к любому делу, словно делаем его в последний раз. Что, если поездка в трамвае или совещание всем офисом больше никогда не повторяться? Стали бы мы тогда тратить время на пустые переживания о том, что время бежит слишком быстро и мы тратим его не на то?

Делать следующее самое необходимое дело. Пора остановиться мечтать о том, что будет завтра, через год, после дедлайна. Мы не знаем, сколько времени у нас есть в запасе; и не можем выбрать стопроцентно правильный путь. Выход один: просто делать следующее необходимое дело и наслаждаться моментом.